Comment gagner du temps au cabinet ?

Les cabinets dentaires sont dans une quête constante de productivité, et cherchent tous à gagner du temps. En effet, l'augmentation de la paperasserie est de plus en plus soutenue, certains ne parviennent pas à s'organiser. 

Discount Dentaire vous fait part de 6 actions simples que vous pourrez réaliser afin de gagner du temps, tout au long de votre journée. 

Limiter le téléphone

Afin de gagner du temps, tout au long de votre journée, évitez les appels téléphoniques inutiles qui nuisent à votre activité. Pour ce faire, utiliser un agenda en ligne pour les prises de rendez-vous. 

Les agendas en ligne se mettent à jour automatiquement et les rendez-vous pris sur les plateformes spécialisées sont directement synchronisés avec votre agenda. Les agendas en ligne permettront à vous et à vos assistant(e)s de réaliser un gain de temps. Ces dernier(e)s n’auront plus à se soucier des nombreux appels. Les patients pourront prendre leur rendez-vous en toute autonomie et pourront également voir vos disponibilités. Ainsi, les assistant(e)s dentaires seront moins occupés et pourront s’adonner à des tâches beaucoup plus techniques, (préparation de la salle de soins, accueil du patient, etc….).

Attention le secrétariat peut être en ligne, l’on parle alors de télésecrétariat ou alors, il peut être physique avec notamment des secrétaires médicales. Ils permettent de gérer les flux téléphoniques, d’autre part d’orienter les patients vers le bon canal de consultation.

Le but du secrétariat ou du télésecrétariat reste le même : libérer le personnel soignant (chirurgiens-dentistes et l’assistante dentaire) des tâches annexes au traitement des patients.

Mettez en forme les questions les plus fréquemment posées

Vos patients vous posent souvent les mêmes questions ? Comment se brosser les dents par exemple ! 

Afin de gagner du temps en évitant de vous répéter essayer cette méthode ! 
Mettez les informations les plus demandées par votre patientèle, en avant dans le hall d’accueil ou dans la salle d’attente de votre cabinet. Ainsi, le patient aura à sa disposition les informations dont il a besoin et aura moins tendance à vous poser des questions.

Ces informations peuvent prendre la forme d’affiches, ou de vidéos éducatives répondant aux questions les plus fréquemment posées.

Déléguer votre travail le plus possible

La délégation est indispensable pour la productivité d’un cabinet. En effet, un chirurgien-dentiste qui délègue pourra se concentrer pleinement à la réalisation de traitement. Alors n’hésitez pas à confier les tâches les moins techniques à vos assistant(e)s. 

Réduire la paperasserie

Les formalités administratives font perdre du temps aux professionnels de santé et contribuent au réchauffement climatique.
D’ailleurs, le papier est la troisième industrie la plus polluante de l’air, de l’eau et des sols. En effet, la production implique de couper des arbres. La déforestation fait partie des problèmes environnementaux majeurs auxquels nous faisons face. 

Quelques chiffres sur la production de papier dans le monde : 

• Produire une feuille de papier A4 consomme environ 5 litres d’eau.
• 93 % du papier produit vient des arbres.
• Les déchets des entreprises sont constitués à 50 % de papier.

 Aujourd’hui, il existe des formulaires électroniques pouvant être remplis au préalable pour les patients. Ce type de formulaire vous permet d’avoir l’ensemble des coordonnées du patient avant le rendez-vous. Ainsi, les files d’attente à l’accueil sont considérablement réduites. Les processus d'admission deviennent plus rapides et sans erreur.

Automatiser la gestion des stocks

La gestion des stocks fait partie des tâches les plus fastidieuses et contraignantes d’une entreprise. Pour gagner du temps et éviter les erreurs dans les stocks, l'automatisation de cette gestion est conseillée. Les logiciels de gestion des stocks sont nombreux. Vous pouvez saisir toutes les fournitures dans votre liste virtuelle en 10 minutes. Il vous suffit de scanner les codes-barres des entrées et des sorties de stock pour mettre à jour les stocks. 

En effet, de nombreux logiciels proposent la gestion des stocks automatiques. De ce fait, la mise à jour du stock s'effectue à chaque entrée et sortie. Vous pouvez également paramétrer le logiciel pour qu'il puisse vous alerter lorsque vos stocks minimums sont atteints ou encore quand vos dates de péremption des produits. La gestion et le suivi des commandes fournisseurs sont proposés par ses logiciels. 

Tenter de prévenir les retards !

Les retards de patients font perdre un temps considérable. 

Pour les prévenir nous vous faisons part de quelques astuces : 

• Sensibiliser le patient sur les effets d’un éventuel retard de sa part (avec bienveillance) 
• Inciter le patient à se présenter au moins 10 minutes en avance
• Faites preuve de réactivité en reportant les soins si besoins dans le cas où le patient vous préviendrait